Zeitmanagement Archive - Zeitmanagement für Unternehmen

Weihnachten ohne Stress

Blanka Sommer — Mon, 11 Dec 2023 17:29:47 +0000

Klar, Lebkuchenherzen und Spekulatius stehen schon im September in den Supermärkten bereit. Aber wer, bitteschön, mag sich da schon mit Weihnachten beschäftigen? Geschenke besorgen, die Deko sichten, das Weihnachtsfest planen? Es ist doch noch sooo viel Zeit…

Doch die Zeit vergeht, gerade am Jahresende, sehr schnell und so werden immer wieder viele von Weihnachten überrascht. Dann entsteht Stress und Hektik. Warum wir uns durchaus mehr als einen Gedanken rechtzeitig an das Fest der Feste verschwenden sollten, habe ich in diesem Interview erläutert.

Übrigens: Die Planungstipps sind nicht nur für Weihnachten gültig. 🙂

Du magst nicht lesen? Kein Problem! Einfach auf meinem YouTube-Kanal nachhören.

Frau Vötsch, ist das Ihr Ernst: Weihnachten planen?

In den Supermärkten stehen schon im September Lebkuchen und sogar Weihnachtsdekoration bereit. Ich bin jedes Jahr irritiert, wenn so früh im Jahr Weihnachtsstimmung verbreitet wird.

Doch für die Planung gilt generell: Je früher, desto besser. Jedes Jahr gibt es Menschen, die am 24.12. von Weihnachten überrascht werden: Oh nein, heute Abend brauche ich Geschenke!

Durch eine rechtzeitige Planung können wir Stress immer entgegenwirken, nicht nur zu Weihnachten.

Stimmt, Geschenke auf den letzten Drücker sind doof. Also: Notizen machen, Ideen festhalten?

Genau. Es geht gar nicht darum, dass wir im Oktober bereits alle Geschenke verpackt im Kleiderschrank verstecken. Aber Ideen zu sammeln ist immer eine gute Idee. Dann kann ich mir nämlich überlegen, womit ich meinen Liebsten wirklich eine Freude machen kann. Meist sind das die kleinen Dinge und nicht das Geschenk, das ich am 24.12. am Vormittag gekauft habe – zwar teuer, aber unpersönlich.

Warum kommen so wenige Menschen drauf, Weihnachten zu planen, während es bei Urlauben funktioniert?

Den Urlaub planen wir gerne, denn darauf freuen wir uns. Die meisten Menschen planen ihren Urlaub nicht nur besser als Weihnachten, sondern überhaupt ihr ganzes Leben!

Denn Planung verbinden viele Menschen mit falschen Gedanken: Ich muss Zeit investieren, ich muss mich auf etwas festlegen, ich muss mich auf Ziele committen.

Doch in die Planung investierte Zeit zahlt sich immer aus – wir sparen uns damit viel Stress.

Ist es bei der Planung wichtig, zu überlegen, was im vergangenen Jahr nicht so toll war?

Das ist bei jeder Planung wichtig! Einen Fehler zu machen ist kein Problem, aber wir sollten daraus lernen. Edison hat gesagt: Das ist das Schöne an einem Fehler: Man muss ihn nicht zweimal machen.

Diesen Gedanken sollten wir nicht nur in Hinsicht auf Weihnachten anwenden, sondern auch sonst überall in unserem Leben.

Weihnachtsdeko bringt viele ordentlich ins Schwitzen. Also: jetzt schonmal sichten, das Ganze?

Ich bin eher minimalistisch bei der Weihnachtsdekoration. Es darf ruhig geschmückt werden, aber das darf nicht in Stress ausarten.

Mein Tipp: Lieber aussortieren und nur die Lieblingsstücke verwenden. Außerdem empfehle ich das Prinzip: Neu rein, alt raus! Also jedesmal, wenn sie eine neue Weihnachtsartikel kaufen, sortieren sie dafür etwas Altes aus!

Dieses Prinzip bringt übrigens in all ihren Lebensbereichen Entspannung!

Noch 12 Tage bis zur Bescherung. Hast du bereits alle Geschenke besorgt?

Ich freue mich, wenn du von deiner Erfahrung berichtest! Teile deine Gedanken zum Thema auf Facebook, Instagram oder LinkedIn!

Alles Liebe und eine schöne Adventszeit!

Deine Blanka

PS.: Wenn du in der Adventszeit keinen Stress haben möchtest, dann hol dir jetzt mein kostenloses E-Book “Nie wieder keine Zeit!”.

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Finde für all das Zeit, was du tun willst!

Blanka Sommer — Mon, 27 Nov 2023 06:39:28 +0000

Glaub mir, mit Glück hat das nichts zu tun! Das Geheimnis hinter einem erfolgreichen und glücklichen Leben ist: Fokus und Produktivität! Auch du kannst für all das Zeit finden, was du tun willst.

Das klingt jetzt ein bisschen zu einfach, Blanka! Wie soll ich mich fokussieren, wenn ich doch tausend Dinge um die Ohren habe! Und Produktivität? Ich arbeite doch schon die ganze Zeit und kann keine Minute mehr reinquetschen…

Genau an diesem Punkt war ich auch schon vor Jahren! Gefühlt rund um die Uhr gearbeitet und trotzdem hatte ich abends das Gefühl, nichts geschafft zu haben. Dann lernte ich , dass es möglich ist, in weniger Zeit mehr zu schaffen! Das veränderte wahrlich mein Leben. Heute arbeite ich weniger und erreiche mehr. Das kannst du auch!

Es gibt dabei zwei Herausforderungen. Die erste und größte Herausforderung dabei: FOKUS. Die zweite: Ins TUN kommen.

Wie du ins Tun kommst und Prokrastination überwindest, darüber schrieb ich in letzter Zeit öfters. Du kannst auch in diesem Beitrag mehr dazu lesen. Heute wollen wir uns mit Fokus auseinandersetzen.

Es ist nicht einfach, unseren Fokus zu lenken, doch diese Fähigkeit ist essentiell! Dafür musst du:

deine Ziele kennen!
Prioritäten setzen!
delegieren lernen!
konzentriert arbeiten!

Deine Ziele kennen

Wenn du nicht weißt, wohin du willst, bist du wie ein Blatt im Wind. Die Richtung ist nicht klar und daher weißt auch nicht, was im Moment wirklich wichtig ist. Ohne klare Ziele lassen wir uns von den wichtigen Aufgaben ablenken. Wir machen ein bisschen hier, ein bisschen dort. Wir fangen zu viel gleichzeitig an, machen aber vieles davon nie fertig.

Prioritäten setzen

Sobald die Ziele klar sind, kannst du die nächsten wichtigen Schritte festlegen. Was muss ich tun, um an mein Ziel zu kommen? Dein Fokus wird schärfer, denn du setzt klare Prioritäten. Jetzt kannst du dich auf die wesentlichen Aufgaben konzentrieren und diese rasch erledigen. Das bringt dich weiter!

Delegieren lernen

Du hast ein limitiertes Zeitkontingent. Deshalb konzentriere dich darauf, was nur du kannst, bzw. was du besonders gut kannst. Alles andere solltest du (langfristig) delegieren. Sehr erfolgreiche Menschen erzielen hundert- oder tausendfach mehr Ergebnisse. Weil sie so viel mehr arbeiten? Nein! Weil sie alles auslagern, was sie nicht unbedingt selber tun müssen. Damit können sie ihren Fokus noch besser lenken.

Konzentriert arbeiten

Wenn nun klar ist, woran du arbeiten willst, dann tu das sehr konzentriert! Es ist besser, eine Stunde vollkommen konzentriert zu arbeiten, als einen ganzen Tag halbherzig bei der Sache zu sein. Durch Ablenkungen und Unterbrechungen ist es allerdings gar nicht so einfach, wirklich bei einer Aufgabe zu bleiben. Am besten gelingt das durch Fokuszeiten.

Für dich zu abstrakt alles? Wie diese vier Schritte konkret aussehen, damit befassen wir uns in den nächsten Beiträgen!

In der Zwischenzeit frag dich ehrlich: Kennst du deine Ziele?

Teile deine Gedanken zum Thema auf Facebook, Instagram oder LinkedIn!

Alles Liebe,

Deine Blanka

PS.: Wenn du deine Zeit in den Griff bekommen möchtest, dann sieh dir meinen neuen Kurs „Nie wieder aufschieben!“ an. Hier lernst du in 4 Modulen, deinen Fokus zu lenken, um endlich nichts Wichtiges mehr aufzuschieben!

Nie wieder aufschieben!
Die Kunst des Anfangens.

Schiebst du wichtige Dinge ständig vor dir her? Wünschst du dir mehr Zeit für dich selbst und deine Familie? Jeder Mensch kennt Prokrastination.

Doch wenn das Aufschieben deinen Alltag bestimmt, kann es ein ernsthaftes Problem werden. Wenn du dich in diesen Fragen wiedererkennst, ist das das richtige Training für dich!

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Perfekt ist doch gut, oder doch nicht?

Blanka Sommer — Tue, 03 Oct 2023 09:40:01 +0000

Was spricht gegen Perfektionismus? Schließlich wollen wir keine schlampige Arbeit abgeben! Lieber etwas mehr Zeit aufwenden und etwas Ordentliches abliefern! Ich bin ein Fan von qualitativ hochwertiger Arbeit!

Und doch stelle ich mir regelmäßig die Frage: Ist mein Anspruch an diese Sache noch verhältnismäßig oder verschwende ich schon Zeit mit Perfektionismus?

Hier ein paar Beispiele:

Wie viel Zeit investiere ich in das Designen von einem Social Media Beitrag?
Wie viel in die Aufbereitung einer Präsentation auf einem Kongress?
Ist die Email wirklich noch nicht gut genug formuliert oder ist es mein eigener zu hoher Anspruch, der mich davon abhält, endlich auf “Senden” zu drücken?

Hinter übermäßigem Perfektionismus verbirgt sich oft die Angst vor Fehlern, vor Kritik oder vor dem eigenen Versagen. Sie ist oft mit hohen Ansprüchen und dem Streben nach Exzellenz verbunden. Und sie kann dazu führen, dass wir wichtige Aufgaben aufschieben!

Glaub mir, ich kenne das aus eigener Erfahrung sehr gut. Ich bin mit einem sehr hohen Anspruch an Leistung aufgewachsen und musste lernen, die lähmende Wirkung von Perfektionismus zu überwinden.

Wie können wir alte Muster durchbrechen und unsere Prokrastination überwinden?

Hier sind einige Schritte, die dir dabei helfen können:

Bewusstsein schaffen: Erkenne zunächst den Zusammenhang zwischen Perfektionismus und Prokrastination. Sei dir bewusst, wie deine hohen Standards und die Angst vor Fehlern dazu führen, dass du Aufgaben aufschiebst.

Realistische Ziele setzen: Statt nach Perfektion zu streben, setz dir realistische Ziele! Akzeptiere, dass Perfektion nicht erreichbar ist und dass Fortschritt und Wachstum wichtiger sind als absolute Perfektion.

Fehler akzeptieren: Niemand ist perfekt, und Fehler sind Teil des Lernprozesses. Akzeptiere, dass Fehler unvermeidlich sind und dass sie dir wertvolle Lektionen bieten können. Sehe sie als Möglichkeiten zur Verbesserung und nicht als Hindernisse.

Feedback einholen: Zögere nicht, um Meinungen zu bitten, sei es von Freunden oder Kollegen. Vielleicht finden sie deine Präsentation oder deinen Entwurf für das Buch bereits sehr gut und können dir wertvolles Feedback liefern, wo du noch etwas verbessern könntest.

Mein Geheim-Tipp, um das eigene Perfektionismus auszutricksen!

Egal woran du arbeitest, lege das Ergebnis kurz zur Seite, schlafe einmal darüber und korrigiere am nächsten Tag gegebenenfalls wenn notwendig. Etwas Abstand hilft dir auf jeden Fall, Fehler zu erkennen und trotzdem schneller zu einem Ende zu kommen. Das setzt natürlich voraus, dass du rechtzeitig mit der Aufgabe anfängst 🙂

Wenn du tiefer in das Thema einsteigen möchtest, empfehle ich dir meinen Onlinekurs “Nie wieder aufschieben”! In dem Kurs gehe ich nicht nur auf die Gründe von Prokrastination ein, sondern vermittle auch ausführlich praktische Strategien zur Überwindung von Aufschieberitis.

Lass mich wissen, welche Erkenntnisse du gewonnen hast.

Ich freue mich, wenn du von deiner Erfahrung berichtest! Teile deine Gedanken zum Thema auf Facebook, Instagram oder LinkedIn!

Alles Liebe,

Deine Blanka

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Selbstständig im Dauerstress?

Blanka Sommer — Tue, 05 Sep 2023 06:24:13 +0000

Wer in irgendeiner Weise für seine Arbeit selbst verantwortlich ist, der kennt das: Urlaub wäre schön – ABER…. Es geht doch nicht, ohne dass man am Ball bleibt! Es geht nicht, ohne dass man ständig auf dem Laufenden ist. Oder? Eigentlich muss das ohne Dauerstress gehen. Auch wenn man ein eigenes Unternehmen hat oder irgendwie selbstständig ist. Denn sonst ist irgendwann mal der Akku komplett leer.

Wie du den Sommer trotzdem genießen und neue Energie tanken kannst – darüber habe ich im Interview mit Radio Rhein FM gesprochen.

Du magst nicht lesen? Kein Problem! Einfach hier nachhören.

Frau Vötsch, selbstständig und Sommerurlaub - ist das kein Widerspruch?

Nein, das ist kein Widerspruch. Auch Selbständige und UnternehmerInnen brauchen mal eine Pause. Mit etwas Organisation ist das auch kein Problem. Es macht jedoch einen Unterschied, ob ich Angestellte habe oder ein Einpersonen-Unternehmen bin. Je nachdem muss ich meinen Urlaub anders vorbereiten und die Kunden informieren bzw. mit ihnen den Sommerurlaub abstimmen.

Gutes Zeitmanagement bedeutet auch, dass ich priorisieren kann – was ist wichtig und was ist dringend?

Also: Delegieren oder sortieren?

Beides. Zuerst einmal ist es wichtig zu priorisieren! Ich empfehle dafür die Eisenhower-Matrix. Diese ist einfach und sehr gut. Alles was wichtig und dringend ist, erledige ich gleich selbst. Was dringend, aber nicht wichtig ist, wird delegiert. Wichtige, aber nicht dringende Aufgaben werden eingeplant. Und alles, was weder wichtig noch dringend ist, landet im Papierkorb oder als Idee in einer ‘vielleicht einmal Liste’.

Das heißt: trennen, was noch Zeit hat und was dringend ist?

Genau. Das ist der Kernpunkt, nicht nur vor dem Urlaub. Und sie dürfen nicht nur auf die Dringlichkeit schauen, sondern vor allem auf die Wichtigkeit! Viele Aufgaben drängen sich auf, weil sie dringend erscheinen, aber in Wahrheit sind sie nicht wichtig. Das ist der Punkt, was gutes Zeitmanagement betrifft: Ich muss meine Prioritäten setzen und planen, dann ist ein Urlaub auch gar kein Problem!

Also lässt sich eine Abwesenheit auch vorplanen?

Ja, ich muss sogar gut vorplanen. e nach Tätigkeit und Kundenkontakt muss ich auf ganz verschiedene Aspekte Rücksicht nehmen. Macht mein größter Kunde auch Betriebsurlaub? Oder sind ohnehin die meisten Ansprechpartner im August auf Urlaub? Dann macht es Sinn, auch dort zu gehen. Wenn Sie in Projekten tätig sind, dann werden Sie Ihren Urlaub nach den Projektphasen ausrichten. Das müssen Sie rechtzeitig überdenken, besprechen und dann einplanen.

Und was halten Sie vom Urlaub mit Laptop - mal kurz reingucken - statt gar nicht wegzufahren?

Es kommt darauf an, was Sie vorhaben – komplett abschalten oder doch Workation. Es gibt kein richtig und falsch, Sie müssen sich nur im Klaren sein, was Sie möchten.

Eine Woche mit der Familie am Meer ohne Laptop ist schön. Wenn ich allerdings an einem Buch schreiben möchte, spricht gar nichts dagegen, immer wieder mal für zwei Stunden den Laptop auszupacken. Ich rate jedoch dazu, zumindest 2 mal 2 Wochen Urlaub im Jahr ganz ohne Arbeit zu verbringen. Wenn Sie komplett abschalten, kommen auch die zündenden Ideen, die Sie und Ihr Unternehmen weiterbringen.

Wie war dein Sommer? Arbeitsreich, entspannt oder beides?

Ich freue mich, wenn du von deiner Erfahrung berichtest! Teile deine Gedanken zum Thema auf Facebook, Instagram oder LinkedIn!

Alles Liebe,

Deine Blanka

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Das Geheimnis von guten To-do-Listen

Blanka Sommer — Mon, 09 May 2022 19:34:56 +0000

„Eine To-do-Liste brauchst du auf jeden Fall!“ vs. „Auf keinen Fall To-do-Listen führen!“

Beide Meinungen sind vertreten und du fragst dich vielleicht: Was nun? To-do-Liste oder doch nicht? Ich selbst bin vor vielen Jahren auf die GTD-Methode von David Allen aufmerksam geworden, weil meine eigenen Listen aus allen Nähten platzten und sie statt kürzer, immer länger wurden.“

Heute bin ich ein Befürworter von Listen, allerdings nur dann, wenn sie mir weiterhelfen. Die meisten Menschen führen keine hilfreichen To-do-Listen, sondern Chaos-Listen. So nenne ich liebevoll die Listen, auf denen 30 oder mehr Stichwörter notiert sind und bei deren Anblick ich schon Stress empfinde.

So sieht eine gewöhnliche Chaos-Liste aus:

Diese Liste zeigt die konkreten nächsten Schritte nicht auf, ich weiß nicht, was zu tun ist. Daher ist das auch keine To-do-Liste!

1. Was ist gemeint?

Gute To-do-Listen sind gut und machen dein Leben einfacher! Nur lernen die wenigsten, was eine solche gute Liste ausmacht und wie sie erstellt wird. Im letzten Blogartikel haben wir bereits besprochen, wie du all deine Aufgaben, Ideen und Projekte sammelst und ordnest.

Wenn du jetzt deine Aufgaben auf deine To-do-Liste schreibst, dann überlege dir, was tatsächlich bei den einzelnen Punkten gemeint ist. Das könnte so aussehen:

2. Was ist der nächste Schritt?

Ok, damit können wir schon mehr anfangen und den jeweils konkreten nächsten Schritt definieren!

Du meinst jetzt vielleicht:

Es ist doch klar, was ich meine, ich habe den Punkt schließlich aufgeschrieben.
Wozu soll ich mir über den konkreten nächsten Schritt Gedanken machen? Das mache ich doch dann, wenn ich Zeit habe, um den Task zu erledigen!
Warum so viel aufschreiben? So idiotensicher brauche ich das alles nicht!

Doch es macht tatsächlich einen großen Unterschied, was genau auf deiner Liste steht. Beim Anblick der Chaos-Liste empfindest du Stress, denn es sieht nach viel mehr Arbeit und vor allem nach großen, komplexen Aufgaben aus. Du fühlst dich überfordert und weißt nicht, wo du anfangen sollst. Unser Gehirn kann auf einmal nur eine Information verarbeiten. Mach es dir also so einfach, wie möglich und notiere ganz konkret den nächsten Schritt.

3. Warum ist eine gute To-do-Liste so wichtig?

Beim Anblick der To-do-Liste weißt du sofort:

bei welchem Punkt was zu tun ist.
wo und wie es zu erledigen ist. – Laptop oder Handy, E-Mail oder Anruf.
wie lange es etwa dauern wird.

Das macht einen großen Unterschied, vor allem dann, wenn du gerade nur 10 Minuten gewonnen hast und schnell etwas erledigen willst. In diesem Fall würdest du mit einer Chaosliste nichts anfangen können, denn die Überlegungen, was eigentlich bei den ganzen Punkten zu tun sei, deine Zeit auffrisst. Mit deiner guten To-do-Liste kannst du aber sofort etwas Passendes aussuchen – je nachdem, ob du gerade telefonieren kannst oder doch lieber eine E-Mail schreibst. Und schon ist wieder eine Aufgabe erledigt. Das ist ein kleiner Erfolg, motiviert dich und – darum geht es ja auch – deine Liste ist schon wieder etwas kürzer.

Den nächsten Schritt musst du ohnehin überlegen, dann mach es doch gleich beim Aufschreiben und spare dir so viel Zeit und Energie, um damit schon ein paar To-dos abzuarbeiten.

Mein Tipp: Wenn du beim Durchdenken einer Aufgabe der Meinung bist , dass das innerhalb von 5 Minuten schaffbar ist, dann mache es gleich. Kleinkram sammelt sich schnell. Anstatt jede Kleinigkeit aufzuschreiben, erledige es gleich. Du wirst sehen, das ist super befreiend!

Was ist aber mit Projekten? Gehören die auch auf die To-do-Liste? Nein! Wie du mit Projekten umgehst, dazu wird es einen eigenen Beitrag geben.

Webinar

Deine perfekte To-do-Liste

Gute Listen bringen dich in jedem deiner Lebensbereiche weiter. Denn gute Organisation bedeutet nicht nur mehr Leistung, sondern auch mehr Entspannung und Freizeit!

Und weil dieses Thema so wichtig ist, gibt es dazu auch noch ein Webinar am Do, 9.05.2022 um 16 Uhr. Trage dir den Termin am besten gleich in deinen Kalender ein! Du bekommst dazu noch eine Erinnerungsmail.

Wie sieht es mit deiner Liste aus? Ist es eher eine Chaos-Liste oder bereits eine To-do-Liste, die dich unterstützt? Investiere etwas Zeit und erstelle deine erste perfekte To-do-Liste. Schreibe mir gerne und teile deine Erfolge auf Facebook oder Instagram! Ich freue mich, von dir zu hören!

Alles Liebe,

Deine Blanka

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Frühlingsputz im Business

Blanka Sommer — Tue, 26 Apr 2022 06:29:05 +0000

In manchen Phasen gibt es mehr zu tun und wir achten darauf, schnell zu arbeiten, die Ordnung ist zweitrangig. Dann sammeln sich die Stapel mit Briefen, Katalogen, interessanten Zeitungsartikeln, die man noch unbedingt irgendwann lesen will. Die Emails liegen unorganisiert im Posteingang und die Wäschetürme werden auch immer höher.

Privat wie beruflich erzeugt Unordnung Stress, kostet Zeit und Nerven und wirkt sich negativ auf dein Business aus!

Beantwortest du eine Anfrage zum Beispiel erst nach 3 Tagen, weil die E-Mail in deinem Posteingang vergessen wurde, hat sich der Interessent vielleicht schon einen anderen Anbieter gesucht.

Noch schlimmer wäre es, wenn KundInnen dich als unorganisiert und unverlässlich erleben. Wenn sie unzufrieden sind, werden sie keine weiteren Projekte mehr mit dir machen und erzählen vielleicht sogar ihre negativen Erfahrungen weiter – das wäre doch schade!

Stehst du ständig unter Zeitdruck, wirkt sich das auch negativ auf deine Gesundheit aus! Du bist genervt, gereizt und langfristig kannst du nicht nur deine Beziehungen schädigen, sondern auch in ein Burn-out rutschen.

Na gut, meinst du jetzt vielleicht. Und wie kann ich organisierter arbeiten?

Um alles richtig zu ordnen, brauchst du etwas Zeit und Motivation. Hier gebe ich dir schon mal drei Tipps, wie du anfangen kannst, Ordnung in deine Projekte, Listen und Unterlagen zu bringen!

1. Sammle alles an einem Platz

Ein Zettel hier, eine Notiz dort… Das ist gut gemeint, aber nicht effizient. Entscheide dich für eins bis maximal zwei Systeme, wo du alles sammelst. Ich arbeite mit einem digitalen System und mit einem Papierplaner.

Digital empfehle ich dir Asana oder Notion. Hier kannst du deine Projekte organisieren, verschiedene Listen führen und all deine Gedanken festhalten.

Für meine Wochen- und Tagesplanung habe ich gerne zusätzlich einen Papierplaner, den ich auf meinem Schreibtisch liegen habe. So kann ich:

schnelle Notizen machen, bei einem Telefonat oder wenn mir so etwas einfällt
meine wichtigste Aufgabe am Morgen notieren
die täglichen To-dos notieren und durchstreichen

Es gibt hier kein richtig und falsch! Probiere einfach mal aus, wie gut du mit welchem System zurechtkommst. Es muss für dich übersichtlich und passend sein.

Tipp: Wenn du all deine Punkte in das System deiner Wahl überträgst, überlege gleich, welche Ideen und Notizen bereits hinfällig sind. So kannst du gleich eine Menge an Ballast entsorgen.

Nie wieder keine Zeit!

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2. Trenne deine Listen sinnvoll auf

Die meisten haben nur eine Liste, die sie To-do-Liste nennen. In Wahrheit ist das viel zu oft eine Chaosliste. Dort stehen private wie berufliche To-dos, Projekte, Ideen wild zusammengewürfelt darauf und das meist auch noch ohne Priorität, ohne Deadline und ohne den konkreten nächsten Schritt zu nennen.

Wenn ich so eine Liste sehe, dann wachsen schon die ersten grauen Haare. Eine Chaosliste erzeugt schon beim Ansehen einen mega Stress.

Organisiere deine Liste in drei Schritten:

Privates und berufliches trennen.
To-dos, Projekte und Ideen trennen.
Für deine To-dos immer den konkreten nächsten Schritt notieren.

Tipp: Lege unbedingt eine ‚Vielleicht einmal-Liste‘ an für all die Ideen und Projekte, für die du im Moment keine Zeit hast, die du aber nicht vergessen willst. So stressen dich diese Punkte nicht auf der To-do-Liste und dein Kopf ist trotzdem beruhigt, dass du sie nicht vergessen wirst!

3. Ordne deine E-Mails und Unterlagen

Ich wundere mich, wie manche in ihrem E-Mail Posteingang noch irgendetwas finden können, wenn dort tausende E-Mails rumliegen.

Versuche mal eine E-Mail von Kunde X zum Thema Y zu finden. Es ist schon Monate her, du weißt nicht mehr genau, wann das war oder wie der Betreff lautete. Das kann mühsam werden.

Ich habe eine Ordnerstruktur und finde alles schnell. Ich gehe zu dem entsprechenden Ordner: Projekt / Kategorie / eventuell noch eine Unterkategorie. Da sind viel weniger Emails drinnen – da ist es. Fertig. Welch Zeitersparnis und vor allem: Du ersparst dir so viele Nerven!

Das Ziel sollte sein: Inbox zero. Das heißt, dass möglichst keine unerledigten E-Mails im Posteingang sind. Wie geht das? Wenn du eine E-Mail liest, dann kannst du:

Sie danach löschen.
Sie beantworten und in den entsprechenden Ordner ablegen, wenn sie später wichtig ist, sonst löschen.
Weiterleiten, also delegieren.
Markieren, damit du weißt, dass hier etwas erledigt werden muss.
Wenn du jetzt keine Zeit dafür hast, dann plane diese Tätigkeit ein. Entweder direkt im Kalender oder der Punkt wandert auf deiner Listen: Was ist zu tun? Was ist der nächste Schritt?

Wenn du eine gute Ordnungsstruktur hast, dann verwende diese für die E-Mails und auch für die Unterlagen! So findest du auch Verträge, etc. schnell wieder!

Tipp: Wenn du am gleichen Tag nicht mehr dazukommst, die Aufgabe aus der E-Mail zu erledigen oder eine ausführlich zu antworten, dann schreibe eine kurze Antwort: Danke, ist angekommen, ich kümmere mich darum und melde dich so bald wie möglich, spätestens bis dort und dort. Das macht einen enormen Unterschied! Deine Kunden werden das sehr schätzen!

Nie wieder keine Zeit!

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Mit diesen drei Schritten hast du schon eine Menge dazu beigetragen, im privaten und beruflichen Alltag effizienter zu werden und in weniger Zeit mehr zu schaffen!

Probiere es aus und berichte mir über deine Erfolge auf Facebook oder Instagram! Ich freue mich, von dir zu hören!

Alles Liebe,

Deine Blanka

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